Юлия Кушнир

Создатель агентства St. Martin

Как agile-манифест помогает малому бизнесу

Чтобы увеличить доход компании в кризис, необходимо начать с внутренних изменений и уйти от привычного способа управления.

В нашем понимании привычный это — «каскадный» или как его еще называют «водопад». Это когда сверху, от директора, бесконечным водопадом льются задачи, критика и увольнения, а сотрудники стоят внизу с маленькими дырявыми ведрами и пытаются поймать хоть что-то из этого потока. Часть задач теряется, что-то становится неактуальным, нет приоритетности, что важнее — сделать ксерокопии документа или съездить на встречу. В то же время для работы с клиентом предусмотрены строгие правила и договора, в которых нельзя менять пункты, инициатива наказуема. Взаимодействия внутри коллектива нет — в курилке говорят «о жизни», на планерке ищут виноватых. Такой вот водопад.

В противовес этой форме управления несколько лет назад появилось понятие «Agile», то есть гибкий подход. Большинство предпринимателей думают, что это «что-то для программистов». Изначально эта концепция действительно появилась у IT команд, которые хотели улучшить работу внутри команды и работу с клиентом. Для этого они разработали несколько вариантов управления рабочими процессами и написали манифест Agile.

Agile-подходы предполагают бесконечную гибкость — в отношениях сотрудников между собой и с клиентами, в техническом подходе, делают рабочий процесс удобным не только руководителю, но всей компании целиком, абсолютно каждому человеку. Для работы создается доска управления — изначально в прямом смысле доска на стене, где фиксируются задачи, расставляются приоритеты, каждый сотрудник видит что делает его коллега, руководителю не нужно постоянно проверять, кто чем занят — все есть на доске. В последний год популярность приобрели приложения Trello и Figma — это компьютерные программы, в которых можно создавать виртуальные доски управления — и тогда любой сотрудник с любого континента может участвовать в командных задачах полноценно.

Как руководитель креативного агентства, я прошла в октябре прошлого года интенсивный тренинг по agile-практикам и стала сертифицированным специалистом. Напрямую я этому не обучаю, но мне легко удалось применить основные принципы гибкого управления к своей команде и также начать передавать знания нашим клиентам.
Оказалось, что статьи манифеста полностью интегрируются в работу малого бизнеса, не связанного с IT напрямую.
1
Люди и их взаимодействие важнее документов и технических данных
Раньше мы работали с заказчиком, как и принято, через личные встречи и почту. Например, заказала фирма услугу брендинга, мы с директором подписали договор, затем креативный отдел готовит варианты на выбор, и через пару недель встречаемся, чтобы презентовать результат. А клиент не может в этот день или заболел, или заболел наш спикер, или клиенту нравятся оба предложенных варианта, он хочет показать своему маркетологу, а тот сейчас за границей. Расходимся, ждем.

А могли бы показать онлайн и не тратить время друг друга. В итоге мы перешли на виртуальные доски в Trello и сейчас подключаем туда клиента сразу же, с самого начала сотрудничества. Таким образом формируется единое поле работы, где видно все действия, пайплайн проекта, кто что должен сделать, кто не успевает, а кто всех задерживает (кстати, это наглядно демонстрирует все ошибки и просрочки клиента, многие признаются, что впервые понимают весь объем работ по брендингу, стратегии, контенту). Те самые варианты на выбор теперь можно посмотреть в любое время дня и ночи из любой точки мира — дизайнер загрузит и пойдет спать, клиенту придет уведомление, смотри, обсуждай с коллегами, пиши свои комментарии и правки прямо там в программе. Все открыто, наглядно, доступно и не ограничено местом и временем.

Вторым шагом к взаимодействию стал отказ от письменного подписания договоров с печатями и всевозможных актов приема/передачи/сверки и прочего. Возможно, это имеет смысл в корпорациях, но пока идет пинг-понг бумажками, и мы, и клиент теряем драгоценное время, а сейчас скорость выполнения задач в приоритете.
2
Готовность к изменениям важнее следованию первоначальному плану
Я и раньше спокойно воспринимала поправки к договору, а сейчас мы делаем на этом акцент для клиента. Подписывать «железобетонный документ» многим страшно в условиях новой реальности. А вдруг завтра все поменяется? Если раньше мы оформляли договор с клиентом, где были прописаны все наши действия, включая количество правок в проекте, то сейчас мы концентрируемся только на результате, даже если правок будет в несколько раз больше.

За время карантина были ситуации, когда маркетолог переписывал тактику продаж для клиента 3 раза за 3 дня — каждый день выходили обновления по ситуации в городе, мы переобувались на ходу. В итоге все работает, приносит клиенту прибыль, но 80% наших действий не были отражены в первоначальном договоре, и никто переписыванием бумажек не занимался.
3
Простота — искусство минимизации лишней работы — крайне необходима
Не надо делать просто чтобы делать. В самом начале изоляции к нам обратился достаточно известный дизайнер женской одежды с запросом «срочно оформить интернет-магазин». Тогда все еще были в шоке и прострации, никто не понимал, в какую сторону бежать. Я рекомендовала клиенту занять позицию наблюдателя: у бренда более 100 позиций, при этом нет договора с курьерской службой, все на коленке.

Сделать интернет-магазин не сложно, но вот для официального передвижения курьеров нужны документы, а у заказчика их нет. Клиент решил, что нам лень работать, «а что-то надо делать», и обратился в другую компанию. Спустя 2 недели вернулся с формулировкой «отдал за магазин 600 000 руб, подключили онлайн-кассу, через 3 дня в Москве ввели полный пропускной режим, а у нас ни одного официального курьера. В ПФР сейчас аншлаг, подскажите как вернуть деньги и что теперь вообще делать». Оказалось, что работать нам не лень, мы просто умеем думать.
4
Лучшая команда — самоорганизованная команда
У нас и раньше не было проблем с организацией процессов и пониманием в команде, но когда я официально отменила «планерки с директором» и дала добро на самостоятельные сборы тогда, когда нужно команде, а не потому что понедельник, все автоматически ускорились, не теряя при этом качество работы. На сотрудниках в таком случае больше ответственности: дедлайн проекта есть, а еженедельной проверки нет. Никто не «ткнет тебя по кругу для профилактики», ты сам себе хозяин.

Думаю, что если бы у нас в команде были слабые игроки, все их проблемы мигом вскрылись бы. Но у нас все оказались сильные, эмоционально взрослые, и отношение к работе стало еще более лояльным. Приятно чувствовать ответственность, выполнять свою работу в удобное время, распределять задачи, не ждать планерок, не готовиться к публичным отчетам. В нашем случае этот подход работает идеально.
Agile — то есть гибкость — еще никогда не была так актуальна, как сейчас. Возможно, в другие времена важность гибкости еще пришлось бы доказывать, но сегодня это уже не «модное слово», а жизненная необходимость для выживания малого бизнеса.

Умея меняться, маневрировать и развивая гибкое мышление, мы смогли сохранить и даже развить свою компанию в условиях кризиса и продолжаем набирать обороты.
Креативные концепции для малого бизнеса
МЕНЮ
КОНТАКТЫ
© 2020 SAINT MARTIN AGENCY
ЧАТ-БОТ